7月自考商务交流复习第九章组织和参加会议

更新时间：2011-06-13 08:51:11 来源：|0

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　　第九章：组织和参加会议

　　一、会议主席有哪些责任：

　　1、主持会议：主持会议、维持会议秩序并确保小组的积极工作(应明确会议的任务和会议小组类型);

　　2、会议控制：会议控制的方式和组织取决于召开会议的原因。控制应当着眼于建立行为标准，以这些标准徇会议的结果，并在必要时进行调整。作为有效的会议主持人应遵循以下五个基本原则：决定讨论主题;明确讨论范围;确保人们围绕主题依次发言;尽可能做到公正、尽全力避免与会者的争论;确保其他成员了解会议的进展情况。

　　3、引导：必须能够发起会议，并确保以良好的秩序进行主题的问题的讨论。介绍会议议题(解决问题过程)：1)识别主题/问题;2)交换和开发建议;3)评价不同方案;4)选择行动计划(确保每个人都明确自己的责任)。

　　4、促进讨论：1)主席应当经营以提出恰当问题的方式激励与会者(掌握提问技巧)

　　如何促进讨论：1)提问的措辞避免“是”或“不是”的答案;2)提出简短的问题;3)采用紧扣主题的问题;4)采用只涉及一个方面的问题。

　　5、应付“隐密议程”：应努力保持讨论集中，而不使其演变成与会者之间的个人冲突。

　　6、作出决定：除了正式的投票表决方式，主席应采取一致同意的方法，或者恰如其分地引出解决问题的最佳方案。

　　7、会议结果后，主席的责任是确保备好会议纪要和会议决定的后续行动计划。

　　二、决策方法及其优缺点：

　　1、权威决策法：由主席决定;快速、高效;但是成员可能没有表态或赞成;2、多数/投票表决决策法：一般认为比较公正;投票时机很关键;可能分裂群体成员;少数人会不同意，因此可能不承担责任;3、趋同决策法：根据群体的大致倾向决策;成员高度参与;过长(要求听取所有成员的意见，尽管他们实际上尚未形成明确观点);或许有时难以达到。4、达成一致决策法：每个人都完全同意;难以达成一致，实际上通常不必如此。

　　三、与会者的责任：转自环球网校edu24ol.com

　　1、态度：树立对会议的积极态度，敞开思想并听取别人的意见;

　　――会议能为你提供各种机会：

　　1)受益于别人的知识和观点;2)从同事的背景和经历中获取最大量的信息;3)对所执行政策和决策的参与感;4)更好地了解和正确评价你的同事，在你们中间形成团队工作精神;5)与别人交换你的个人思想;6)以别人的眼光评价你的个人观点、信念和态度。

　　2、准备：保证自己做好准备和了解会议主题;

　　3、认识群体过程：对“群体过程”和群体功能的认识有助于树立正确的态度更好的参与。

　　――有效的会议参与者的特征：

　　1)注意考虑其他有关的人;2)认识到交互作用过程必须是双向的，要灵活和宽容;3)注意交流障碍的存在，努力克服他们;

　　4)辩证和分析地思考的能力5)有能力和意愿以适应别人的语言，清晰扼要地讲话;6)具有适当的时间意识，既包括何时、如何发言、也要考虑会议安排和地点;7)具有合作与调解的愿望，以实现群体目标;8)认识积极倾听的必要性。

　　四、在一次会议中，应何时参与?

　　――当你感到有些东西可讲时：1)准备好即时参与;2)分几次发言，而不是一次把话都说完;3)保持灵敏状态，准备发言。

　　五、会议的议程是：需要讲座的业务事项的顺序。

　　六、议程顺序：

　　1、选出主席和工作人员(必要时);2、会议通知――由秘书宣读(通常仅在非常正式的会议);3、上次会议纪要――阅读通过(通常由秘书)，然后由主席签字;4、备忘录提出问题;5、达成的协议――秘书宣读;6、主席致开幕词;7、前面会议留下事项;8、财务问题(财务主管报告、帐目流转等);9、委员会和工作单位报告;10、在可能时提议讨论、建议者和依次发言名单;11、预先提出并列在议程中的其他事项;

　　12、下次会议日期;13、任何其他业务14、感谢主席(在一般会议上不常见);15、主席答谢(同上);16、主席宣布会议闭幕。

　　七、议程准备和支持文件：

　　1、议程中的每个项目应用数字排序，如发生变动，在会议开始时主席应说明理由;2、当继续上次会议的一个项目时，引用那次会议的日期和备忘录编码是有益的;3、另一种有用的方法是将参考资料作为重要的支持性文件，既可驸在相关项目后面，也可列一清单放在议程后面;

　　4、在准备会议时，提问题比平铺直叙能激励更多的反馈;5、议程应有一个提示，确定下次会议的日期、时间和地点。

　　――议程计划步骤：

　　1)根据上次会议列出突出问题;2)通过预期目前发展和与会议成员联系，提出商务中的新议题;3)选择重要议题;

　　4)避免包括过多的“新问题”;5)将例行项目放在开始;6)按逻辑关系排列关键项目;7)根据可用时间和与会者情况安排项目;

　　8)用数字排列项目;9)交叉参考上次会议的议题;10)要求明确提出下次会议的细节，在议程结尾列出“下次会议日程”;11)指定需要的附加文件或将它们包括在议程中;12)与主席讨论通过议程;13)将议程草案交付打印，也可能由你自己打印;14)校对打印搞;

　　15)驸带上次会议的备忘录，将文件和有关文章发送所有应出席会议人员。

　　八、制作备忘录：

　　会议之前：

　　1、寻找如何做此事的习掼或指导;与主席核实一下是否有专用格式。

　　会议期间：

　　1、记录资料、时间和会议地点;2、记录出席会议人员，收到谁的“缺席致歉”;3、识别讨论题目;有条件的话，使用议程为指导;

　　4、按照会议首先处理例行项目的惯例――宣读上次会议的备忘录并签字，备忘录提出的问题和达成的协议;

　　5、计划基于简要题目的记录，这类标题可摘自主题，或讨论、决策和拟定行动的摘要，包括时间和参与者;6、编排每项记录的参考号;7、跟随会议进程;8、及时澄清重点的和含糊不清的观点;9、以摘记形式书写，避免逐字地记录，除非要求如此;10、使用简短的句子和段落。

　　会议之后：

　　1、会后立刻清楚地起草备忘录;2、与其他人核对――可能是与主席;3、在会议两天内采用清晰的格式打印;

　　4、仔细校对打印稿;5、将备忘录发送给出席和原应出席会议的人员，以及任何需要知道情况的人;必要时发送修正稿;

　　6、仔细将备忘录存档――组织内可能有备忘录存档规定，你应当了解和执行;7、核查对行动的监督和后续行动。

　　――避免做的事：

　　1、试图主持会议和记时，指定别人记时;2、讨论速度过快，使你不能准确记录;3、在你对发言的转译中夹杂自己个人的偏见或观点;4、备忘录中插入太多人名;5、包括未解释的缩写和术语，潜在阅读者对此不熟悉;6、拖延起草备忘录――忘记发生了什么;7、过分受成员地位影响;仅因为是你的上司，不意味着你必须记录他们说的每一个字;8、忘记确认下次会议的日期、时间和地点。

　　九、视听会议的优、缺点：

　　优点：1、成本――租演播室召开一小时的电视会议、比从各地召集人们到一起开会要节省10倍甚至12倍。2、即时――在较短时间内通知开会;

　　缺点：1、气氛――失去大部分感觉别人身体语言等信息的能力;2、交往――没有在会前和会后交谈或更多谈判的机会;3、连续性――实践中，会议很呆板，因为每人不得不等候摄像机对准他们轮流发言。

　　十、如何召开成功的电话会议：

　　对主席的提示：

　　1、提前把议程传真给每个人，详细说明讨论主题和与会者情况;2、同时提前用传真发送文件和需要参考的资料;保存每人的传真号码，以便于在会议期间发送必要的补充资料。3、每人上线后马上点名;4、对与会者讲话总是报出姓名，以保证相应的人能听到你的评论;5、不时进行小结，保证使每人跟上进程;6、注意哪些人尚未发言，吸引他们参与会谈。

　　对参与者的提示;

　　1、不要和别人同时讲话;发言前稍等片刻，以确认别人真正讲完了;2、当你提出问题时，明确提问对象;3、总是应答别人的提问，即使你没有现成答案;4、不要在同一个房间举行附带会议而未告诉主席，也不要使用你的电话的弱音和密码键。

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