账簿设计应做到总分结合、序时与分类相结合,层次清楚,便于分工,具体说在设计时应符合以下原则:
(1)与企业规模和会计分工相适应的原则。企业规模较大,经济业务必然较多,会计人员的数量也相应地多,其分工较细,会计账簿也较复杂,册数也多,在设计时考虑这些特点以适应其需要。反之,企业规模小,经济业务量少,一个会计足够处理全部经济业务,在设计账簿时没有必要设多本账,所有的明细分类账可以集合成一、二本即可。
(2)既满足管理需要又避免重复设账的原则。账簿设计的目的是为了取得管理所需要的资料,因此账簿设置也以满足需要为前提,避免重复设账、记账、浪费人力物力。例如材料账,一些企业在财务科设了总账和明细账,在供应科又设一套明细账,在仓库还设三级明细账,就是重复设账的典型例子。事实上若在财务科只设总账,供应科设二级明细账(按类别)、仓库设二级明细账(按品名规格),一层控制一层,互相核对,数据共享,既省时又省力。
(3)账簿设计与账务处理程序紧密配合原则。账务处理程序的设计实质上已大致规定了账簿的种类,在进行账簿的具体设计时,应充分注意已选定的账务处理程序。例如若设计的是日记总账账务处理程序,就必须设计一本日记总账,再考虑其他账簿;又如果设计的是多栏式日记账账务处理程序,就必须设计四本多栏式日记账,分别记录现金收付和银行存款收付业务,然后再考虑设其他账簿。
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