【摘要】在外贸公司经常会使用excel处理大量的表格数据文件，很多人可能遇见最麻烦的事情就是文本的录入了，因为录入的数据类型比较多，会影响工作

在外贸公司经常会使用Excel处理大量的表格数据文件，很多人可能遇见最麻烦的事情就是文本的录入了，因为录入的数据类型比较多，会影响工作的效率，今天我们来学习一下在excel中提高录入速度的几个数据类型。

1、一些有规律的序列文本

如果经常需要输入一些有规律的序列文本，如数字（1、2……）、日期（1日、2日……）等，可以利用Excel的内嵌序列来实现其快速输入：首先在需要输入序列文本的第1、第2两个单元格中输入该文本的前两个元素（如“1、2”）。同时选中上述两个单元格，将鼠标移至第2个单元格的右下角成细十字线状（填充柄）时。按住鼠标左键向后（或向下）拖拉至需要填入该序列的最后一个单元格后松开左键，则该序列的后续元素（如“3、4、5……”）依序自动填入相应的单元格中。

2、非自然递增的数值

并不是所有的序列都是自然递增的，比如等比序列3、6、12……，这时可以采用右键拖拉的方法来完成：首先在第1、第2两个单元格中输入该序列的前两个数值（3、6），然后选中上述两个单元格，将鼠标移至第2个单元格的右下角成细十字线状时，按住右键向后（或向下）拖拉至该序列的最后一个单元格，松开右键，在弹出的快捷菜单中，选择“等比序列”命令，则该序列（3、6、12、24……）及其“单元格格式”就会分别输入相应的单元格中。

除了“等比序列”外，用户还可以根据需要选择“等差序列”。

3、常用序列

有一些序列是用户经常需要使用的，比如说学生的姓名，可以一次性定义好“学生姓名序列”，以后输入时就迅捷的多了：首先将学生姓名输入连续的单元格中，并选中它们，选择“工具”菜单中的“选项”命令，在弹出的“选项”对话框中，选择“自定义序列”选项，先后按下“导入”按钮，这时刚才输入的学生姓名就成为了一个新的序列，再按下“确定”按钮即可。

这样以后在任一单元格中输入某一学生姓名（不一定是第一次输入的第一位学生姓名）后，将鼠标移至该单元的右下角成细十字线状时，按住鼠标左键向后（或向下）拖拉至需要填入的最后一个单元格后松开，就可以得到这些学生的姓名序列了。

4、国家标准名称

有的用户因工作的需要，常常需要将一些国家的标准名称输入单元格中，对于这些文本的输入要求比较严格，必须准确且统一。可以利用“自动更正”功能来实现快速录入：下面就以国家标准名称《冷弯薄壁型钢结构技术规范》[GBJ18-87]为例进行说明。打开“工具”菜单中的“自动更正”命令，在“自动更正”对话框中的“替换”框中填入“GBJ1887”（可由用户自定义），然后在“替换为”框中填入“《冷弯薄壁型钢结构技术规范》[GBJ18-87]”，然后按“确定”按钮。

这样，今后只要用户在单元格中输入“GBJ1887”（请注意大小写问题），确定后，系统就会进行自动更正，快速、准确且保证不出错。

5、多次输入的特殊符号

有时候在一张工作表中要多次输入一些特殊符号（如◆），非常麻烦，对录入速度有较大的影响，可以采用一次性替换的方法来解决。

首先用户可以在需要输入特殊符号位置的地方用一个字母来代替（如*），请注意这个字母不能是表格中需要的字母，等表格制作完成后，打开“编辑”菜单中的“替换”命令在“替换”对话框中的“查找内容”框中输入代替的字符“*”，在“替换值”框中输入“◆”，取消“单元格匹配”的选择，然后按“替换”按钮一个一个去替换，如果用户可以确定工作表中的全部“*”的作用都是代替“◆”，也可以按“全部替换”按钮，一次性全部替换完毕。

6、重复文本

有时在录入数据的时候，有很多的内容前面已经输入过了，这时就可以采取快速复制的方法来完成输入：如果需要在一些连续的单元格中输入同一内容，在第1个单元格中输入该内容后，将鼠标移至该单元格的右下角成细十字线状时，按住左键向后（或向下）拖拉至最后一个单元格，松开左键，文本就复制好了。

如果需要输入的内容在同一列中前面已经输入过，那么用户输入该内容前面几个字符时，系统就会自动补充后面的字符，这时只需按下回车键确认就可以了。

如果需要输入的文本和上一个单元格的文本相同，可以直接按下“Ctrl”+“’”键就可以完成输入了。

当用户需要在多个单元格输入相同的内容时，可以在按住“Ctrl”键的同时，用鼠标点击需要输入同样文本的所有单元格，然后输入内容，最后按下“Ctrl”+回车键即可。

上面为我们讲述了6个录入不同数据的方法，每一个方法都可以提高我们的工作效率，更多的excel小技巧大家可以通过网站学习到。