7月自考商务交流复习第十四章怎样写商务书信

　　第十四章：怎样写商务书信

　　一、书面和口头交流对比：

　　书面 口头

　　优势转自环 球 网 校edu24ol.com

　　1、 适合事实和意见;2、适合困难的或复杂的信息，可以进行回顾;3、如果需要进行书面形式存档时更加有用;4、既可以写也可以口述，只要愿意的话;5、在发送前可以进行仔细的计划和考虑;6、在发送前可以剔除错误。

　　1、 更适合表达感觉和感情;2、更加个人化、个性化;3、可以有更多的反应和交流;4、有更大的影响力;5、 一般来说成本要低;6、可以根据反馈和非语言的暗示进行改正和调整。

　　劣势

　　1、更耗时;2、反馈信息不存在，或者太慢;3、缺少有助于理解的非语言暗示;4、 有些人不会或不愿意看信;5、你永远不知道你的信是否被读过。

　　1、缺少热情和个性;2、在说话时进行思考比较困难;3、话一出口就不可更改;4、 有些人看起来在听，其实是听而不闻，对大群的听众效果更难以判断。

　　二、发送传真：

　　优势：节省时间;节省费用;可以采用比信函随便的方式;能使对方更快地作出反应。

　　作为电话的备份(传真达到有效交流的6个C)：清楚、简明、礼貌、有建设性、正确、完整。

　　三、写信前的准备：

　　1、 必须考虑：为什么?谁?什么?在哪儿?什么时间?等;2、回顾产生写这封信的背景情况;3、 在以前往来的信函中划出要点，并作一些标注;4、确定信函的性质和类型。

　　四、商务书信的主要类型：

　　书信分类 适用范围

　　寻求信息、意见和要求确认 询问

　　提供信息、发表意见和进行确认 确认、提供信息 一般

　　因为一些问题或缺陷而要求赔偿抱怨、索赔

　　接受索赔，提供赔偿调停

　　下订单订货或要求提供服务 订单

　　确认接受或确认订单 订单确认 订单和投标

　　对价格、时间进行估计 估计

　　提出最后的价格或时间等(合同) 投标

　　销售货物或提供服务 促销信 销售和广告

　　提醒销售报价 连续促销信

　　对货物或服务作广告 主动的促销信

　　授权提供信贷 信用证 融资和信贷管理

　　调查或评论资信状况或等级 资信调查、答复

　　收取款项 收款(不同的阶段，威胁成分越来越大)

　　五、预期的收信人的反应：

　　1、 肯定的――你同意做某事;2、中性的――中性的信息是既不肯定、也不否定;3、否定的――你不得不拒绝某人或某事;4、说服式的――你需要推销一个观点或一种产品，努力地改变顾客，最终做你想让他们做的事。

　　七、有关书写商务书信的方法的建议： 1、如果是肯定的信函，写一些令人愉快的话;如果是中性的信函，写出主要观点;2、细节或进一步解释;3、结尾。 1、客观地描述有关原因;2、事实与分析;3、令人不快的消息或令人意外的消息;4、从令人不快的事情上转移开来的相关话题或要求对方行动的话题。

　　八、书信的外形(干净整洁)：

　　1、齐头式：所有的内容都从最左边开始，只有一条竖线。

　　优点：高效、非常现代、最常用;

　　缺点：看起来不对称，特别是在使没有信头的信纸时，寄信人的地址要写在或打在信纸的左上角，显得更加向一边倾斜。

　　2、半齐头式：日期和署名靠右放置，主题行居中，其他的内容都从左边开始，段落也都采用齐头式。

　　优点：效率很高，看起来比较平衡。

　　3、半缩头式：和半齐头式很象，但是每个段落首行缩进。

　　优点：与齐头式相比，不那么凌乱，更容易打印。

　　八、书信的结构：

　　1、 信头：寄信人的姓名、地址、公司名称、地址、邮编、电话、传真;2、日期：在寄信人的地址下面(日、月、年);3、存档号码：日期的上方或日期平齐靠左边的位置;4、收信人的名字、职务和地址;5、 称谓和结束语;6、 主题行;7、签名;8、 信的正文。

　　九、口述：

　　1、准备口述：自我准备、准备材料、安排优先级别、给字处理员以准备;

　　2、口述练习：

　　1)表述比较简短的句子，每段只涉及一个内容;2)口述时说明标点;3)集中注意力，说话清楚，速度比下沉的语速稍慢。4) 对于姓名、路名等特殊词，要拼出来;5) 如果你的思想断了，那么停下来;6)重放一遍，整理思绪，继续下去;7) 在完成以后，检查一遍。8) 时常重放一下口述材料，尽管可能令人难堪，但是它能帮助你取得进步。

　　第十五章：如何申请工作

　　一、职业空缺信息来源：报纸、就业指导办公室、职业介绍所或代理行。

　　二、申请过程：

　　1、索要申请表或写求职信;2、申请表要求：总览，以便清楚地了解需要填写哪些信息;确保有足够的时间完成表格;可先打一个草搞，如可能，可先复印一份空表，以便终搞保持干净。3、关于填写申请表的建议：日期(包括各种日期：上学的、工作的、考试的等等)、外观(完美无缺)、按要求填写、教育状况、本人条件、主要经历(如我，可填写兼职或校内工作)、目前的工资水平、证明人、证明材料

　　4、作一份复印件。

　　三、申请表内容：姓、名、电话、婚姻状况、教育和培状况、本人条件、工作经历、一般兴趣。

　　第十六章：书写报告

　　一、报告的定义：报告是一种搜集研究事实的人与由于某种目的而要求提交报告的人之间的信息或建议的交流形式。

　　二、报告的形式：口头、示范、信函、便笺、表格、多页文件。

　　三、报告的分类：

　　1、按长度：短报告、长报告;2、按语气：非正式报告、一般报告、正式报告;3、按主要内容：工程报告、财务报告、营销报告、事故报告;

　　4、按时间：每天报告、每周报告、月度报告;中期报告、进度报告、最终最后;5、按重要性：日常报告、特殊报告、紧急报告;

　　6、按写作风格：叙述性报告、说明式报告、评述性报告、图画式报告、统计性报告;7、 按流通范围：办公室报告、公司报告、公共报告、私人报告。

　　四、一份成功的报告需必备的条件：

　　1、报告内容应该统一：只涉及一个主题;2、报告内容应该完整;3、所有的信息应该准确，根据事实作出的推理应该正确;4、应按照基于逻辑分析和材料分类的计划描述主题内容;5、内容表述方式应使计划清楚;6、报告应以简单、精练的风格写作，要便于阅读;7、报告对于所有可能的读者来说都应该易于了解。

　　五、报告的基本结构：

　　部分 要素

　　内容简介 授权调查范围或目的程序或方法

　　报告正文 主要的事实

　　最后部分 绪论、建议(如有要求)、附录(如有必要)

　　1、内容简介的内容：

　　1)清楚地说明真正的主题;2) 指出报告的目的、并介绍有助于理解这一目的的必要的背景信息;3)简介获得信息使用的方法;4)以最简单的形式总结结论、事实和建议等;5) 说明据以安排正文的计划

　　――按以上结构，内容简介部分应该：

　　1)越简单越好，但要清晰;2)正确地把读者的注意力吸引到你真正的主题和目的上;3)与后面的内容相协调。

　　2、报告的正文部分：列出所有事实并进行分析，引导读者合乎逻辑地得出最后部分中的结论和建议。

　　3、最后部分：其作用在于简要、清楚、终局性地提出得到结论、建议。

　　――一个成功的最后部分的特征是：1) 不引入任何新的观点;2)与内容简介和正文部分相协调;3) 给读者留下你想留下的印象。

　　六、报告的布局：

　　1、信函、便笺式;2、纲要式;3、 混合式;

　　七、各部分的标题：

　　1、标量的排版和空格应该反映报告的内在的条理;2、避免激怒性的话;3、文本应与标题保持独立;4、标题应富于启发性和毋需解释，否则就没有任何用处;5、标题应由单词和短语构成，从不用句子;6、标题应准确，但又要简洁。

　　八、长篇的正式报告的格式：

　　1、前页：扉页、授权(范围、区域、目标)、目录、附表与附图一览表;前言(引言)、致谢、摘要;2、主报告：内容简介、事实和讨论、结论;3、 附页：参考书目和文献、附录、索引。

　　九、报告的写作过程：

　　1、 确定目标;

　　――一般分类：定期性报告、一次性报告。

　　――报告目的列表：提供信息、作为存档、回答问题、建议一系列的行动或决定、影响他人意见、公开宣传、完成法律义务。

　　――为什么要写报告：为什么要写这份报告、为谁写的、他们希望你包括哪些内容、他们希望以什么方式表述、什么时间提交报告。

　　2、进行研究和搜集材料;

　　――信息来源：主要来源(人、关系网)、其他信息(图书馆、数据库、顾客和供应商、行业协会)。

　　――研究方法：桌面调查法、问卷调查、面谈、观察和记录。

　　3、组织材料和计划报告;

　　1) 列出所有话题;2)把这些话题与你的目标和“中心思想句”进行核对;3)把主题归类;4)为每个主题组作一个标签;5)把每个主题组内的材料进行组织，划分为不同的合乎逻辑的次主题组;6)安排每一个主题组和次主题组;7)起草工作计划;8)确定报告中哪一部分需要视觉辅助材料;

　　4、写作报告初稿：写作内容简介、正文、最后部分、写作摘要、准备目录、附录等。

　　5、修改报告;

　　1) 先从总体上看一看你的初稿;2)考虑标题、目录、简介和结论，以及它们之间的关系;3)检查正文;4)大声地朗读报告，最好能找别人作为听众;5)检查你的视觉辅助材料;6)最后的批评。

　　6、写出报告终稿;

　　1)整体的间距和外观;2)简单的字自理还是进行桌面编辑;3)修改打印稿;

　　4) 制作多份。

　　十、授权调查范围定义：明确你的任务，并应准确说明需要做什么。你的介绍必须准确，不能模糊不清;它应当解释写报告的原因;所需报告的类型。(没有一个清晰的授权调查范围，你的任务无法完成)

　　第十七章：其他写作工作

　　一、备忘录：

　　1、虽然基本的礼貌用语是必需的，但出于礼貌和恭维的结束语可以省略;2、信息要尽可能简短;3、多数公司提供带有标题信息的备忘录纸簿，备忘录一般包括四个部分:送达、发送人、日期、标题。4、有时备忘录还包括发送者办公地点、传真号、电邮地址等。

　　二、备忘录格调(风格)：

　　1、信息的性质：信息、询问、请求、惩戒、祝贺等;2、消息的前后照应：3、收函人的个性和地位：4、收函人与发函人的关系：友好、生疏、正式等。

　　三、明信片和答复卡片

　　四、传真和电传

　　五、表格设计：

　　――分布：

　　1、 尽可能让它更吸引人;2、尽可能把它做得更简洁;

　　3、确信它有如下功能

　　1)提供你真正需要的信息;2) 为每个答案提供足够的空间;3)能够尽可能容易被填写。

　　――安排：

　　1、按逻辑顺序安排你的问题和指令;2、避免交叉参考和不分地点地解释信息;3、清楚深层次矛盾和表面上的自相矛盾。

　　――风格：

　　1、直接问题和指令总体来说好于标题式设计;2、 使用简单清楚和直接的语言。

　　――测试：

　　1、在定案之前通常测试表格;2、 选择与最终目标对象相同的人测试表格。

　　六、准备一份问卷：

　　1、 确信问卷调查是获得你所需信息的最好方式;2、以中立的风格确定问题框架;3、问题扼要，避免冗长复杂难懂;4、直接提问，避免模棱两可;5、明确你要找的信息，考虑你怎样搜索、分析上前已得到的信息;6、尽可能使用问题框架化，使所获信息容易处理;7、以逻辑方式在问卷中安排你的问题;8、选择你的调查对象;9、通过小规模实验测试问卷;10、使用吸引人却不乏坦诚的布局，以便问题易读好答，而且很方便地返还给你。

　　第十八章：视图交流

　　一、统计资料的功能：历史性、比较性、预测

　　二、图表信息：是我们用来表述数据或其他信息的图表的总称。

　　三、视图演示：

　　――优点：

　　1) 做得好或赏心悦目可以吸引注意力;2) 提供及时、充分的信息;3) 如果不复杂可便于理解;4)解除文章的呆板、单词;

　　5)便易、迅速地传递反映整体趋势的信息;6)帮助读者选用特定的数字;7)帮助读者理解某种关系;8) 强化了口头信息;

　　9) 使区别更显著。

　　――一般原则：

　　1) 视图信息只有在有明确需要的前提下，才被结合使用;2) 设计内容：不但要选择最好的图表类型，还必须确定图表复杂或简单程度;

　　3) 使读者准备好：对读者有所提示;4)解释视图辅助信息：必须解释你使用的图形和表格所传递信息的内容。

　　四、统计数据的表述：

　　1、文本表述;2、视图种类：

　　――表格(描述)：

　　1) 是在相对狭小的空间内表述大量数据的最方便的手段;2)有助于参考，容易比较、对比和运用特定数据;3) 每一竖列要有简明、清楚的命名;4)可对比的数据要在一行内从左至右依次列出;5)使用小数，不使用分数;6) 仔细考虑表格布局，尽可能不加色彩显示。

　　――曲线和图表：

　　1)连续或离散的信息;2)在决定是否使用曲线(连续信息)或图表(离散信息)时，必须做出下列判断：信息是否在曲线上的每个点都是连续的;对于离散信息，图形中各部分没有直接联系。

　　――圆形图

　　――产品图

　　五、表述连续信息：

　　曲线图：简单的曲线图、复合曲线图、分隔的复合曲线图、离散型曲线图(散点图)、直方图。

　　六、制作图表的规则(使用时的注意事项)：

　　1、纵坐标要有0值点;2、使用粗线，以突出0值线与其他线的区别，同时注意“假0值点”的使用;3、 审慎考虑，选择适当比例;

　　4、 阐明信息性质和两坐标轴使用的单位;5、所有的字母项坐标轴刻度、主旨、曲线名称、其他数字或单词除受空间限制，否则一律横向排列。

　　七、表述离散的、不连续的信息：

　　条形图：累计条形图、复式条形图、金字塔形图、浮动条形图。

　　九、制作条形图的规则：

　　1、同曲线图一样，使用0值线;2、条形的宽要统一;3、条形不能太短或太长，也不宜太宽或太窄;4、条形的间隔不宜少于条宽的一半，也不宜宽于条宽;5、选择合理的比例;

　　十、图标视图(规则和注意事项)：

　　1、 图标本身应能够反映所代表的事物;2、图标视图反映全局画面，而非微小细节;3、图标视图比较不同事项，而非单调的论述;

　　4、通过增减图形数量而非改变图形大小来改变数字。

　　十、统计地图：反映地域定量化信息的特殊图形工具。

　　十一、有效表述非统计信息：

　　1、公共或定向性信息;2、命令或解决问题信息：流程或处理过程图、决策树;3、 表明关系：线型图、局部剖面图和装配图、装配图;

　　4、家族树图示：组织结构图、信息树、信息设计和图表;5、图表校片。

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